各县区双创指挥部、档案史志局，市委及市政府各工作部门、各人民团体、中省驻安各单位双创工作领导小组：

“双创”档案资料是“双创”工作的重要组成部分，也是“双创”验收量化评估的依据。为了做好“双创”档案资料的整理工作，确保验收工作顺利通过。市双创办会同市档案局就“双创”档案资料管理工作在市直部分单位进行了专题调研，发现各单位不同程度地存在一些问题。现就规范“双创”档案资料的收集、整理、报送补充通知如下：

一、双创档案资料的概念

1、各单位双创办的档案工作职责主要有两项，一是建立本单位“双创”工作的档案资料；二是向市双创办报送“双创”验收的相关材料。

2、各单位“双创”工作的档案资料分为“双创”档案、“双创”资料、“创卫”验收上报资料、“创优”验收资料四个部分。

3、“双创”档案是指各单位在“双创”工作中形成的、应当归档保存的文字、图表、声像材料（包括磁盘、光盘）等形式与载体的文件材料。这里所指的“双创档案”不是机关档案的一个门类，而是对机关文书档案、声像档案和电子档案中涉及“双创”工作部分档案的统称。

4、“双创”资料是指各单位按照附表1的内容进行收集、整理，由本单位留存，为“创卫”和“创优”验收工作提供佐证的材料。

5、“创卫”验收上报资料是指各单位按照安创办发［2008］12号文件中附表1的内容进行收集，并按要求装订、编号后，上报给市双创办的“创卫”验收资料。

5、“创优”验收资料是指各“创优”职能单位按照《安康市创建中国优秀旅游城市档案工作任务分解表》（安创办发［2009］12号）的内容进行收集，并按要求整理一式两份，一份单位留存，一份上报给市双创办的“创优”验收资料。

二、双创档案的管理要求

1、“双创”档案纳入机关档案室统一管理，各机关档案室要积极做好“双创”文件材料的归档工作。

2、“双创”档案要严格按照《归档文件整理规则》、《照片档案管理规范》、《电子文件归档与电子档案管理办法》等有关规定进行归档。

3、“双创”工作过程中形成的原件（带底稿的正式打印件）要归入文书档案，分类方法与保管期限的划分按照安创办字［2008］35号文件的第5、6条规定进行操作。

4、涉及“双创”工作的会议记录、声像材料、技术性资料等可先归入“双创”资料，待三年创建活动验收完毕后，归入文书档案、声像档案或专业档案；也可直接归入相关档案，“双创”资料使用复制件。

三、双创资料的管理要求

“双创”资料由各单位双创办负责收集、整理、归档。具体要求如下：

（一）“双创”资料的收集

（1）各单位在“双创”工作中形成的文字材料、图片和声像资料都属“双创”资料的收集范围（见附表1）。　　　

（2）各单位在“双创”工作中，不但要做好文件资料的收集工作，还要掌握“双创”工作的规律，按照收集范围印制相关的文件材料或有目的地拍摄、录制反映“双创”过程的照片、录像等。

（3）各单位要注重收集能反映“双创”工作带来的变化和自身“双创”特点的资料。如：妇联、共青团等单位充分发挥自己的职能优势，组织开展各类双创活动的资料也纳入其“双创”资料的收集范围。

（二）“双创”资料的分类：

（1）采用年度－问题分类法进行分类，即先将资料按年度分开，在同一年度里再按问题进行分类。

（2）“双创”资料分为八大类，分别是：双创综合类、创卫重点工作类、爱国卫生组织管理类、机关环境卫生类、健康教育类、病媒生物防治类（即除“四害”）、创优重点工作类、创优培训类。"创卫重点工作类"和"创优重点工作类"是专门为承担有"创卫"和"创优"重点或专项工作的部门及所属单位、各行业单位设置的，共性工作单位不涉及专项或重点工作的不用设置此类。

（3）“双创”资料中的爱国卫生组织管理类、机关环境卫生类、健康教育类、病媒生物防治类（即除“四害”）、双创综合类中的门前“四包”五类的资料，同时也是创建卫生单位的验收资料，可以共用。

（4）为了避免重复归档和不必要的浪费，承担有创卫重点或专项工作的主管部门和所属单位应按照职责分工，依据安创办发［2008］12号文件清单中的内容分级归档，即主管部门负责归档专项工作的年度计划、方案、资金拨付使用情况、工作进度、年度总结等宏观、综合性文件，具体的技术性、专业性的资料由负责该项工作具体承办单位归档。主管部门要加强对下属单位建档工作的指导和监督。例如：市建设局任务中的城市绿化工作资料，市建设局负责归档城市绿化工作的年度计划、方案、资金拨付使用情况、工作进度、年度总结等文件，绿化工作的其它技术资料由市绿化处归档。又如：自来水水质监测工作，市建设局负责归档水质监测方案、每月监测结果分析文件，每天的监测资料由供水公司归档。以此类推，各主管部门参照执行。

（5）县（区）创建卫生县城资料的分类要按照《陕西省卫生城市检查标准》的10个类进行整理。

（三）“双创”资料的整理。

（1）文字材料的整理方法：

①装订方法：以“件”为单位进行装订，即每份文件为一件。也可将一套材料订为一件。

②文件排序：在同一个类目内，同一事由的文件相对集中排列。

③盖归档章：在每一份文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。“双创”资料的归档章只填写年度、类名、件号。如：2008年的双创综合类的第1份文件的归档章为：

④件号：是指文件资料的排列顺序。“双创”资料的件号是每一个类编一个大流水号。例如：

双创综合类：从1开始编至最后一份文件。

爱国卫生组织管理类：也从1开始编至最后一份文件。

健康教育类、病媒生物防治类等其它类的件号编制方法以此类推。

⑤编制目录：按以下目录格式进行编制。例如：

归 档 文 件 目 录

类名：爱国卫生组织管理类

⑥装盒：

a.按件号先后顺序装入档案盒（无酸纸文书档案盒）。

b.装盒时，不同类别的文件不能混装在同一盒中。双创综

合类文件材料装盒时，要将组织管理、门前四包、片区、其它相关文件四个问题的文件材料分开装盒。承担有创卫重点或专项工作的部门及所属单位、各行业单位在装创卫重点工作类文件时，要把各单项工作分开装盒。如：市建设局在装创卫重点工作类文件时，要将基础设施、市容管理、城市绿化等单项工作分开装盒。

c.档案盒封面：只在档案盒上方的双横线上填写本单位全称。

d.档案盒脊：只填写年度、类名、室编起止件号。例如：市建设局2008